Délégation : Venez avec des solutions, pas avec des problèmes !

Ampoule-idée

Organiser la délégation : subsidiarité et suppléance

Plusieurs personnes sont venues me voir ces derniers temps avec de menus tracas au travail. Perplexes devant cette injonction de leur patron :

« Si vous avez besoin de moi, venez avec des solutions, pas avec des problèmes ! »

Iznogoud doit être ravi : tout un chacun va se retrouver calife à la place du calife, alors ! Parce qu’enfin, si je viens demander l’aide de mon chef, supérieur hiérarchique, boss, patron, enfin, la personne assise sur la branche au-dessus de celle où je suis, c’est que justement, la solution, je ne l’ai pas trouvée. Ou alors que je l’ai, mais que sans son aval, je ne saurais la mettre en oeuvre. Et c’est là que ça me pose un problème que je ne sais résoudre sans l’aide de mon vénéré chef, boss, patron !

Je sais bien qu’il n’est pas toujours facile de reconnaître les limites de ses compétences et attributions et d’aller demander de l’aide. C’est un exercice d’humilité d’autant plus difficile que les relations avec son ‘chef’ sont tendues. (Et que dire si on ne l’estime pas compétent !) Si en plus je me fais rembarrer… On n’est pas près de m’y reprendre !

Et c’est comme ça qu’on crée un engorgement dans le système d’information, avec plus ou moins de dégâts collatéraux. Nous autres français sommes très doués pour inventer un système parallèle, notre fameux ‘système D’ : un jour, quand on regarde comment fonctionne une entreprise, on découvre avec surprise que les belles procédures bien normalisées qui devraient être le mode de fonctionnement habituel de l’entreprise sont en fait complètement obsolètes, remplacées par le ‘système D’ qui a fini par devenir la norme.

De mon point de vue, cela révèle tout simplement que le contrat de délégation a été mal négocié ou qu’il est mal appliqué. En effet, le rôle d’un manager est d’organiser la délégation. Cela pose le principe de subsidiarité dont le pendant est la suppléance.

Subsidiarité

Le principe de subsidiarité pose qu’une action doit être allouée à la plus petite entité capable de résoudre le problème d’elle-même.
Par exemple, confier le rangement du stock de produits finis à une personne qui sait conduire un chariot élévateur, qualification nécessaire et suffisante pour mener à bien cette tâche.
Confier la gestion d’une unité de production à un cadre expérimenté qui sait gérer les ressources humaines et toute la logistique mise en oeuvre pour le fonctionnement d’une usine.
L’exemple inverse est parlant : vous ne confierez pas la gestion de l’usine au conducteur de chariot élévateur. De même, il n’est peut-être pas recommandé de confier la conduite du chariot élévateur au Directeur du site (encore que certains en sont capables, mais ils sont assez rares !)

Suppléance

Le principe de suppléance veut que quand les problèmes excèdent les capacités d’une entité, l’échelon supérieur a alors le devoir de la soutenir.
Pour reprendre l’exemple ci-dessus, si le hall de stockage consacré aux produits finis est mal adapté ou insuffisant pour mener à bien la tâche de rangement, on ne demandera pas au conducteur de chariot élévateur de concevoir les plans d’un nouveau bâtiment de stockage.
Le consulter pour connaître ses recommandations pourra éviter des erreurs d’organisation pratique.
En revanche, si le Directeur d’usine ne s’intéresse pas au problème lorsque le conducteur de chariot viendra lui signaler qu’il rencontre une difficulté qui dépasse son niveau de compétences, « Venez avec des solutions, pas avec des problèmes ! », il ne faudra pas s’étonner ensuite que le stock soit mal rangé, ou que le rangement des produits emprunte parfois des chemins de traverse (avec ou sans Harry Potter) !

Ces exemples vous parlent-ils ? Avez-vous organisé une délégation efficace dans votre entreprise ?
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